A folha de pagamento é um documento de emissão obrigatória para efeito de fiscalização trabalhista e previdenciária. Todas as empresas, por força de lei, independente de seu porte econômico, deve preparar mensalmente a folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os seus empregados e prestadores de serviços, de forma coletiva por estabelecimento, por obra de construção civil ou por tomador de serviços.

Para a elaboração da folha de pagamento não existe modelo oficial. Por essa razão, as empresas podem adotar critérios que melhor atendam suas necessidades. Deverão preenchê-la de acordo com o conteúdo, calculo e outras condições estabelecidas na legislação trabalhista, previdenciária, contábil e tributária em vigor, bem como mantê-la disponível para exibição numa eventual fiscalização por parte dos órgãos competentes.

Na composição da folha de pagamento é obrigatório o agrupamento por categoria, dos segurados empregados, trabalhador avulso e contribuinte individual; a discriminação do nome do empregado; o cargo, função ou serviço prestado; identificar as seguradas em gozo de salário maternidade; as cotas de salário família; todas as verbas que compõem a remuneração, tais como salário, horas extras, adicional noturno, de periculosidade e de insalubridade etc., e as verbas que não integram a remuneração como as diárias, ajuda de custo etc.; os descontos permitidos; e, o valor líquido que os empregados receberão. É vedado o salário complessivo, aquele que engloba vários direitos legais ou contratuais do empregado (Súmula nº 91 do TST).

Salário e remuneração

Salário é a contraprestação devida ao empregado pela prestação de serviços em decorrência do contrato de trabalho. Remuneração, por sua vez, é a soma do salário contratualmente estipulado, com outras vantagens percebidas na vigência do contrato de trabalho, como comissões, percentagens, gratificações ajustadas, diárias para viagem (que excederem a 50% do salário) e abonos pagos pelo empregador:

· Horas extras: A duração normal do trabalho, para os empregados em qualquer atividade privada, não deve exceder a 8 horas diárias e 44 horas semanais. Havendo necessidade, a duração normal do trabalho poderá ser acrescida de horas suplementares, em número não excedente de 2 horas, mediante acordo escrito entre empregador e empregado, ou mediante contrato coletivo de trabalho.

· Adicional noturno: O empregado urbano, que trabalhar no período noturno, terá direito ao adicional de 20% sobre o salário-hora diurno. Trabalho noturno urbano é aquele executado entre as 22 horas de um dia e às 5 horas do dia seguinte.

· Adicional de periculosidade: O trabalho em condições de periculosidade assegura ao empregado um adicional de 30% sobre o salário sem os acréscimos resultantes de gratificações, prêmios ou participações nos lucros da empresa. São consideradas atividades ou operações perigosas, aquelas que, por sua natureza ou métodos de trabalho, impliquem risco acentuado em virtude de exposição permanente do trabalhador a inflamáveis, explosivos, energia elétrica, roubos e outras espécies de violência física nas atividades profissionais de segurança pessoal ou patrimonial.

· Adicional de insalubridade: O exercício de trabalho em condições insalubres, acima dos limites de tolerância estabelecidos pelo Ministério do Trabalho, assegura a percepção de adicional respectivamente de 40% do salário mínimo da região para o grau máximo, de 20% para o grau médio e de 10% para o grau mínimo. A caracterização e a classificação da periculosidade são feitos por meio de perícia a cargo de Médico ou Engenheiro do Trabalho, registrados no Ministério do Trabalho e Emprego (MTE).

Descontos na folha de pagamento

O artigo 462 da CLT permite a empresa efetuar descontos no salário do empregado desde que haja dispositivos de lei ou de contrato coletivo. Os descontos permitidos por lei são: adiantamentos, previdência social, imposto de renda na fonte, contribuição sindical, pensão alimentícia e vale transporte.

Os descontos autorizados previamente e por escrito para integrar o empregado em planos de assistência odontológica, médico hospitalar, de seguro, de previdência privada, ou de entidade cooperativa, cultural ou recreativo-associativa, em seu benefício e de seus dependentes, no entendimento na Súmula nº 342 do TST, não afrontam o artigo 462 da CLT. Salvo se ficar demonstrada a existência de coação ou de outro defeito que vicie o ato jurídico.

No caso de dano causado pelo empregado, o empregador poderá efetuar o respectivo desconto, desde que haja previsão no contrato de trabalho; ou na ocorrência de dolo por parte do trabalhador.

· Contribuição sindical: As empresas deverão descontar, da folha de pagamento de seus empregados relativa ao mês de março de cada ano, a contribuição sindical por estes devida aos respectivos sindicatos, e repassar tais valores ao respectivo sindicato no mês de abril do ano corrente. A contribuição sindical será recolhida, de uma só vez, anualmente, e consistirá na importância correspondente à remuneração de 1 dia de trabalho, para os empregados, qualquer que seja a forma da referida remuneração.

· Vale-transporte: A empresa que conceder o vale-transporte está autorizada a descontar mensalmente do empregado a parcela equivalente até 6% de seu salário básico ou vencimento, excluídos quaisquer vantagens ou adicionais. Esse benefício é utilizado para custear as despesas de deslocamento residência-trabalho e vice-versa por meio do sistema de transporte coletivo público urbano, intermunicipal ou interestadual, geridos diretamente ou mediante concessão ou permissão de linhas regulares e com tarifas fixadas pela autoridade competente, excluídos os serviços seletivos e os especiais.

· Pensão alimentícia: Podem os parentes, os cônjuges ou companheiros pedir uns aos outros os alimentos de que necessitem para viver de modo compatível com a sua condição social, inclusive para atender às necessidades de sua educação. Portanto, o Judiciário, diante da análise do caso concreto, poderá estabelecer as bases de cálculos para o desconto da pensão alimentícia sobre remuneração bruta ou líquida do empregado.

· Contribuição previdenciária dos segurados empregados, trabalhadores avulsos e contribuintes individuais: A empresa deverá descontar da remuneração paga, devida ou creditada ao segurado, a contribuição à Previdenciária Social com base no salário de contribuição, observando os limites mínimo e máximo.

Forma e prazo de pagamento dos salários

O pagamento dos salários, qualquer que seja a modalidade do trabalho, não deve ser estipulado por período superior a um mês, salvo no caso de comissões, percentagens e gratificações. Quando o pagamento houver sido estipulado por mês, deverá ser efetuado, o mais tardar, até o quinto dia útil do mês subsequente ao vencido. Na contagem dos dias será incluído o sábado excluindo-se o domingo e feriado, inclusive o municipal.

O pagamento dos salários deve ser efetuado em dia útil e no local do trabalho, dentro do horário do serviço ou imediatamente após o encerramento deste, salvo quando efetuado por depósito em conta bancária.

· Pagamento em dinheiro: O pagamento do salário deverá ser efetuado em moeda corrente do país, contra recibo, assinado pelo empregado. Em se tratando de analfabeto, mediante aposição de sua impressão digital. Não sendo possível, a seu rogo.

· Pagamento em cheque: Os pagamentos efetuados através de cheque obrigam o empregador a assegurar ao empregado, horário que permita o desconto imediato do cheque e transporte, caso o acesso ao estabelecimento de crédito exija a utilização do mesmo e condição que impeça qualquer atraso no recebimento dos salários e da remuneração das férias. No caso de pagamento através de conta bancária, o comprovante de depósito terá força de recibo, conforme dispõe o Artigo 464, CLT.

· Pagamento em conta corrente: As empresas em perímetro urbano poderão efetuar o pagamento dos salários através de conta bancária, aberta para esse fim em nome de cada empregado e com o consentimento deste, em estabelecimento de crédito próximo ao local de trabalho.

Contabilização

A empresa é obrigada a lançar mensalmente em títulos próprios de sua contabilidade, de forma discriminada, os fatos geradores de todas as remunerações, o montante das quantias descontadas, as contribuições da empresa e os totais recolhidos. Deverá manter à disposição da fiscalização os códigos ou abreviaturas que identifiquem as respectivas rubricas utilizadas na elaboração da folha de pagamento, bem como os utilizados na escrituração contábil.

Contribuição previdenciária a cargo da empresa

As empresas deverão contribuir com a Previdência Social, com 20% sobre o total das remunerações pagas, devidas ou creditadas a qualquer título, durante o mês, aos segurados empregados, trabalhadores avulsos e contribuintes individuais. Também fará o recolhimento destinado para outras entidades (terceiros).

· Riscos Ambientais do Trabalho (RAT): As empresas devem contribuir com 1%, 2% ou 3% do total das remunerações pagas ou creditadas no decorrer do mês aos segurados empregados e trabalhadores avulsos, para o financiamento dos benefícios concedidos em razão do grau de incidência de incapacidade laborativa decorrente de Riscos Ambientais do Trabalho (GIIL-RAT).

· Terceiros: As empresas e equiparadas também estão obrigadas a efetuar, a seu cargo, o recolhimento destinado a outras entidades (terceiros), como por exemplo, INCRA, SENAR, SESC, SESCOOP, entre outros.

FGTS

As empresas estão obrigadas a depositar mensalmente, a seu cargo, em conta bancária vinculada, a importância correspondente a 8% da remuneração paga ou devida, no mês anterior, a cada trabalhador a título de Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS).

GFIP

As empresas estão obrigadas a informar mensalmente ao Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), por intermédio da Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social (GFIP), dados cadastrais, de todos os fatos geradores de contribuição previdenciária e outras informações de interesse do Instituto.

Encaminhar cópia da GPS

As empresas estão obrigadas a encaminhar mensalmente ao sindicato representativo da categoria profissional mais numerosa entre seus empregados, até o dia 10 de cada mês, cópia da Guia da Previdência Social (GPS) relativamente à competência anterior.

Fixar cópia da GPS

As empresas estão obrigadas a afixar mensalmente cópia da GPS, relativamente à competência anterior, durante o período de um mês, no quadro de avisos.