A prestação das informações contábeis com respeito às características aqui mencionadas tem importante relevância social e econômica, além disso, a própria entidade usufrui de benefícios, pois pode tomar decisões mais acertadas.

Todas as informações que constem de uma demonstração contábil precisam estar revestidas de determinadas características, no caso das Micro e Pequenas Empesas optantes pelo Simples Nacional, essas características são definidas pela NBC TG 1000 (R1), como elencadas e comentadas a seguir (em tempo, esta norma não se aplica apenas às empresas optantes pelo Simples, mas a diversas outras empresas definidas pela própria norma):

Compreensibilidade – a informação contábil precisa ser compreensível não para o leigo, mas para um indivíduo que se proponha a verifica-la com razoável dedicação e conhecimento de negócios e contabilidade de forma geral. Mas atenção: a compreensibilidade não pode ser usada como justificativa para a omissão de informações relevantes das Demonstrações Contábeis.

Relevância – a relevância da informação contábil está ligada à sua capacidade de influenciar nas decisões dos usuários de forma geral.

Materialidade – a materialidade se confunde muito com a relevância, sendo material a informação cuja omissão ou erro possa influenciar na decisão tomada pelo usuário. Outrossim, enquanto a relevância é mais ligada à natureza da informação, a materialidade é mais ligada ao tamanho ou volume da informação e à sua precisão. Não deve ser utilizada como argumento para deixar de corrigir um critério, padrão ou prática contábil inadequada.

Confiabilidade – para ser considerada confiável a informação contábil precisa estar revestida de neutralidade, não conter vícios, desvios ou erros substanciais e representar a contento o fato contábil a que se propõe. A informação não pode ser apresentada de modo a sugestionar a decisão do usuário. 

Primazia da essência sobre a forma – uma informação contábil deve ser sempre registrada conforme a sua natureza, e não conforme a sua forma. Por exemplo, caso a entidade alugue uma máquina sua para terceiros, mas invés de recibo ou fatura de locação emita nota fiscal de prestação de serviço, o fato ainda assim deverá ser registrado como locação, apesar da forma (nota fiscal) estar associada a uma prestação de serviços.

Prudência – a informação contábil não pode superestimar ativos ou receitas, nem tampouco subestimar passivos ou despesas, no entanto, o exercício da prudência também não pode justifica inversão destas grandezas, ou seja, a subvalorização deliberada de ativos ou receitas e a supervalorização deliberada de passivos ou despesas. A informação precisa ser ponderada conforme as informações e circunstâncias que envolvem o fato contábil a ser registrado, buscando ao máximo a neutralidade do registro contábil.

Integralidade – a informação contábil precisa ser a mais completa possível, qualquer omissão pode tornar a informação imprestável, enganosa, dotá-la de viés, ou prejudicar a sua relevância.

Comparabilidade – a informação numa Demonstração Contábil precisa ser comparável ao longo do tempo, e também em relação às Demonstrações Contábeis de outras entidades. No primeiro caso, para verificar o comportamento de sua posição patrimonial, financeira e seu desempenho ao longo do tempo, e no segundo, em relação ao mercado. No primeiro caso isso é possível a partir da adoção de políticas contábeis adequadas e consistentes, no segundo a partir da adoção adequada das Normas Brasileiras de Contabilidade.

Tempestividade – a informação contábil é utilizada, essencialmente, para a tomada de decisão, portanto, precisa ser prestada num tempo adequado, sob pena de ser inútil. Outrossim, apresenta-la de maneira veloz não pode ser argumento para prejudicar sua confiabilidade ou qualquer uma das demais características supra mencionadas.

Equilíbrio entre custo e benefício – talvez a característica mais controversa, ou delicada. Determina que o custo ou esforço para gerar uma informação contábil não pode ser maior do que os benefícios gerados pela informação para aqueles que a utilizam para a tomada de decisão. Essa avaliação, no entanto, é sempre complicada, pois os custos não recaem igualmente sobre todos os usuários que se beneficiam da informação gerada (não recai diretamente sobre os usuários externos). Para uma correta avaliação deve-se fazer uma ponderação entre esta característica e as outras, tendo como pano de fundo o impacto que a falta da informação (ou a informação incompleta) poderá causar na decisão dos usuários – no caso das empresas reguladas pela NBC TG 1000 (R1) a exigência ou rigor desta avaliação é menor do que nas entidades que prestam contas publicamente.

Vale dizer ainda que essa avaliação deve ser feita caso a caso, e sempre em relação ao fato contábil presente, mesmo que, sabidamente, num momento futuro haja a necessidade de novos custos para a manutenção ou atualização da informação contábil (ajuste a valor presente, por exemplo), a avaliação de custo-benefício deve considerar cada momento separadamente, e não cumulativamente ao momento do reconhecimento inicial.

Em tempo, sempre que uma empresa considerar o custo ou esforço como excessivo para produzir uma informação contábil e, por isso, optar por não produzi-la, deverá comunicar este fato nas notas explicativas de forma justificada.

Enfim, o principal fator que uma entidade deve considerar quando da geração de uma informação contábil é como satisfazer, da melhor forma possível, as necessidades da maior quantidade possível dos usuários desta informação para a tomada de decisões, sem que isso gere um ônus excessivo para a entidade, mas ao mesmo tempo, sem omitir informações relevantes, com o máximo de isenção ou neutralidade possível, refletindo a realidade da operação, em tempo hábil e de forma completa e compreensível.

Cumpre destacar que a prestação das informações contábeis com respeito às características aqui mencionadas tem importante relevância social e econômica, pois na medida em que uma informação adequada contribui para o funcionamento mais eficiente dos mercados financeiros e de capital, resulta em menores custos para a economia como um todo. Além disso, a própria entidade usufrui de benefícios, pois pode tomar decisões mais acertadas do ponto de vista financeiro, econômico e gerencial.